お疲れ様です。
しらせです。

GWいかがお過ごしでしょうか。

リモートワークが話題になって早１年が経過しました。
直近ではTrelloの一件もありタスク管理のより良いやり方がないか調べていました。

そこで今日はタスク管理ツールの１つである「asana(アサナ)」をまずはトライアル版で触ってみようと思います。

公式から日本語版のデモ動画も公開されています。
Asana 日本語デモ動画
https://www.youtube.com/watch?v=D7Xiti02LhU

余談ですが、asanaって発音的には「魚」と同じでいいんですかね。

もくじ

トライアル申し込み

メールアドレス１つで30日間の無償トライアルが利用可能です。
GWも挟むので試しに使ってみようと思い登録してみました。

仮登録

公式ページの右上にある「まずは無料体験」をクリックします。
https://asana.com/ja

利用規約を確認の上、利用するメールアドレスを入力して「無料で試す」をクリックします。

メールアドレスの確認

入力したメールアドレスに確認メールが通知されます。
リンクを開いて本登録を行います。
※本登録画面はパスワードを入力したはずですがキャプチャを忘れました。。。

初期設定

登録してすぐの画面では初期設定を行います。
仕事のタイプ（＝最初のチームになります）や初期プロジェクトを作成します。
後で変更できるので適当です。

登録完了

初期設定が終わると30日トライアル画面が表示されます。
※このあとマウスカーソルがちょいちょい映り込んでいます。

トライアルの確認

画面右上にある「請求情報を追加」をクリックすると有償プランが表示され、トライアル期間や期間終了後の動作が簡単に記載されています。
トライアル終了までにアップグレードを選択しない場合は無料のBasicプランにダウングレードされるみたいです。

多要素認証の有効化

トライアル環境とはいっても最低限自身のアカウントは守りたいものです。
右上にあるアカウントから「プロフィール設定...」の「アカウント」から二要素認証が設定できました。

主な操作

主に一般利用における機能や操作と、管理者向けの機能（管理者コンソール）について分けてまとめています。

一般利用

ホーム画面は以下のような形です。
２カラム＋ヘッダーのような構成です。
左カラムの「ホーム」から「ゴール」まではデフォルトで作成されているメニュー項目です。

特にマイタスクやポートフォリオは、かんばんボードやカレンダー、タイムラインや進捗といったチーム作業の可視化で必要な項目が揃っています。

ポートフォリオで利用できるタイムラインや進捗は見やすくてUIが好きです。

「チーム」に関しては初期設定で作成したチーム以外にも作成が可能です。
チームの見え方について３種類選択が可能です。
チームがあることは認識させつつもメンバーになるには承認を必要とするか、組織全体から完全に存在も隠したいか、もしくは誰でも入退出自由のフルオープンかを選択できます。

• 「承認チーム」
• 「非公開チーム」
• 「組織に公開」

管理者機能

管理者権限を持っているアカウントの方は、右上のアカウントアイコンから「管理コンソール」が利用できます。
管理コンソールは左カラムの背景色が真っ白なので通常利用画面と異なっています。
主な設定メニューは以下のようになっています。

asanaの動作に特に影響する設定は「セキュリティ」と「設定」メニューにあります。
セキュリティメニューでは主に「シングルサインオン（SSO）」や「パスワード強度」、「ゲスト招待」や「添付ファイル」について制御が可能です。

ただ残念なことに、トライアルライセンスでは「シングルサインオン」や「管理者コントロール」の設定は変更できません。
利用する場合はEnterpriseライセンスが必要というものになります。

まとめ

リモートワーク化が進んだことで職場環境は180度変わり、個人でのタスク管理からチームとしてデジタルな環境でタスクを管理することの重要性が増してきていると思います。

オフィスに用意されたかんばんボード、
各人バラバラなToDoリストに記されたタスク、
エクセル方眼紙に作成された細かいマイルストーンやWBS、
プロジェクトの見えないデッドライン、

これらを１か所に集約してチームとして期限・タスク・ゴールやそれぞれの進捗を共有できるのはとても便利です。

一方でまだ実装されていない機能や追加して欲しい機能もありました。

グループ機能

asanaで定義されている「チーム」への招待は基本的にメールアドレスになります。
LDAPやADDSで利用可能な「グループ」に相当する機能が見当たりません。

そのため数名程度のチーム単位での利用であればかなり使い勝手が良いのですが、大人数やより上位の組織全体で使おうとするとどうしてもメンバー管理が大変になります。

使い方次第なところもありそうですが、大きい規模で使う際はAPIを利用するなり工夫が必要かもしれません。

過去のアクティビティログが無い

トライアルライセンスだからかもしれませんが、ユーザーがどんなアクションをしたのかを追うためのログがありません。

ユーザーのアカウント作成日や最後のログイン時刻はCSV化ができるのですが、例えばチームを作ったとか消したとか、プロジェクトを操作したとか過去の操作が見れません。

フォーラムを探ってみましたが2019年時点ではまだ未実装のようでした。

（参考）アクセスログについて - forum.asana.com
https://forum.asana.com/t/topic/48308

UIもパッと見で分かりやすく日本語表記に違和感も無くて使っていて良いものでした。
個人的に使う分には申し分ない（むしろ機能過多）ですが企業で大規模に使うためにはユースケースの定義と併せてもっと深掘りが必要だと思いました。

この後は他にもWrikeなどもトライアルを使っていますので別途まとめようと思います。

以上
おつかれさまでした。

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